GaiaA objeção mais comum pra adiar a troca de sistema não é o preço, é o medo de parar o escritório por semanas importando dado, treinando a equipe e resolvendo problema de migração no meio do expediente. Na prática, o processo é mais rápido e menos disruptivo do que parece.
Quanto tempo leva pra migrar do sistema atual (ou da planilha) pro Gaia
O que entra na migração
Clientes e processos, quando vêm de planilha ou de outro sistema exportável, são importados por CSV ou XLSX com uma etapa de conferência antes de confirmar: o importador mostra prévia linha a linha e aponta divergência (CPF duplicado, data inválida) antes de gravar qualquer coisa. Nada entra no banco sem passar por essa conferência.
O que não precisa ser migrado de uma vez
Documento antigo e histórico de conversa não precisam ser todos importados no primeiro dia. É possível começar operando os processos ativos no Gaia e ir trazendo o histórico aos poucos, sem que isso trave o uso do sistema no dia a dia.
Um escritório pequeno costuma estar operando em 1 ou 2 dias
Cadastro do escritório, importação de clientes e processos ativos, e configuração básica (feriados locais, usuários e permissões) é o suficiente pra equipe começar a usar. Ajuste fino (modelos de documento, workflows, quadros do kanban) costuma acontecer nas primeiras semanas de uso, não antes de começar.
O que costuma travar uma migração
Não é o sistema, é a fonte dos dados. Planilha sem padrão (CPF em formatos diferentes, datas como texto solto) exige mais tempo de limpeza antes da importação do que a importação em si. Vale organizar isso antes de começar, exatamente pelo mesmo motivo que planilha desorganizada já era um risco.