6 perguntas pra fazer antes de contratar um sistema jurídico

Demonstração de sistema é feita pra parecer boa. O jeito de separar o sistema que resolve do que vira mais uma ferramenta abandonada é perguntar sobre o que a demonstração não mostra.

1. Meus dados saem em formato aberto se eu quiser trocar de sistema depois?

Se a resposta for vaga ou depender de abrir chamado de suporte, é sinal de que o sistema foi desenhado pra dificultar a saída, não pra facilitar a entrada. Exportação em CSV ou planilha, sem depender de aprovação, é o mínimo.

2. Quem no escritório consegue ver o quê?

Secretária vê financeiro de todos os processos? Advogado associado vê os casos de outro advogado? Se a resposta for "todo mundo vê tudo", o problema aparece no dia em que alguém sair do escritório em condições ruins, ou quando um cliente ligar perguntando algo que devia ser confidencial.

3. Como o sistema calcula prazo, e ele considera feriado local?

Boa parte dos sistemas genéricos calcula prazo em dias corridos ou só com feriado nacional. Isso adianta a data fatal sempre que houver feriado forense ou municipal no meio do prazo, e o erro só aparece quando já é tarde.

4. O que acontece se duas pessoas mexerem no mesmo registro ao mesmo tempo?

Sistema sem controle de concorrência deixa a edição mais recente sobrescrever a anterior sem aviso. Vale perguntar direto: "se dois usuários editarem o mesmo registro ao mesmo tempo, o que acontece com a versão mais antiga?"

5. O cliente tem alguma visibilidade do próprio caso, ou tudo passa por telefone e WhatsApp?

Sem portal do cliente, toda pergunta de andamento vira uma interrupção pra alguém no escritório ir atrás da resposta. Portal simples, mesmo que básico, tira essa fricção do dia a dia.

6. O suporte responde quando o sistema já está em produção, ou só durante a venda?

Pergunte quem responde suporte, em quanto tempo, e peça pra falar com um cliente atual antes de assinar. Resposta rápida de vendas e silêncio depois da assinatura é padrão comum o suficiente pra valer a checagem.

Como o Gaia responde essas seis

Exportação sem depender de suporte, permissões por papel (advogado, secretária, cliente) aplicadas no servidor, cálculo de prazo com feriados nacionais e locais, proteção contra pagamento ou baixa em duplicidade no financeiro, portal do cliente incluso e suporte direto com quem constrói o sistema.