Planilha resolve bem no começo: poucos processos, poucos clientes, uma pessoa cuidando de tudo. O problema não é a planilha em si, é o ponto em que o escritório cresce e ela continua sendo tratada como se desse conta.
Planilha resolve bem no começo: poucos processos, poucos clientes, uma pessoa cuidando de tudo. O problema não é a planilha em si, é o ponto em que o escritório cresce e ela continua sendo tratada como se desse conta.
Sem controle de quem mudou o quê e quando, é questão de tempo até uma edição sobrescrever a outra sem ninguém perceber. Não tem log, não tem como saber qual versão está certa.
Planilha não avisa nada sozinha. Se o alerta de prazo depende de alguém abrir o arquivo, filtrar a coluna e reparar na data, o prazo perdido é uma questão de quando, não de se.
"processos_final_v3_atualizado.xlsx" enviado por e-mail ou WhatsApp é um sinal clássico. Cada cópia local vira uma fonte de verdade diferente, e reconciliar as diferenças manualmente é tempo que ninguém sobra pra gastar.
Parcela vencida, cliente inadimplente e status do processo em arquivos diferentes significa cruzar informação na mão toda vez que alguém precisa responder "esse cliente está em dia?".
Sem portal do cliente, toda atualização de status depende de alguém lembrar de avisar. O cliente liga primeiro, e quem atende corre atrás da informação na hora, ao vivo.
Índice, data-base e fórmula copiados de um cálculo anterior, ajustados manualmente. Funciona até alguém esquecer de atualizar a taxa do mês, ou usar o índice errado por hábito.
Sem versionamento nem backup automático, o histórico do escritório está protegido só pela sorte de o computador não falhar num dia ruim.
Dois ou três desses sinais já indicam que o custo de continuar na planilha (tempo perdido reconciliando dado, risco de prazo, cliente sem visibilidade) passou o custo de migrar. O Gaia junta processos, prazos, financeiro e portal do cliente num só lugar, com prazo calculado automaticamente e histórico completo de cada mudança.